Estudos realizados por especialistas deste segmento de mercado, atestam que, entre outros: a falta de frente de serviço, falta de material, indefinição de projeto, projetos incompatíveis, abastecimento, rotatividade, absenteísmo, métodos e processos inadequados entre outros, são fatores responsáveis pelo elevado grau de desperdício de recursos.

Esta ferramenta auxiliará na busca da racionalização do trabalho e na redução de custos diretos e indiretos do projeto, evitando surpresas e problemas no decorrer da execução, desde que observados e cumpridos os procedimentos de planejamento, programação e acompanhamento do projeto.

O planejamento da necessidade de materiais comprados, examinando exclusivamente um projeto, proporcionará um rigoroso controle destes insumos. A programação das necessidades de compras é gerada automaticamente e atualizada no módulo de suprimentos mantendo a identificação da tarefa que a originou. Esta informação acompanhará os documentos de compras até a efetiva entrada da nota fiscal, movimentação no estoque e respectivo consumo. Isto possibilitará a qualquer momento, por exemplo, rastrear as pendências de compras por projeto e/ou por tarefa e também saber a que tarefa/projeto pertence o estoque disponível de determinado insumo.

Identifica as sobras de estoques e de compras. Todos os itens que possuem estoques que não estiverem relacionados a algum projeto serão impressos para que sejam tomadas as providências. As compras em andamento, desnecessárias também serão identificadas para a negociação com os fornecedores.

A integração com o software MS Project, faz com que o sistema ganhe em flexibilidade, pois abre as portas para um acompanhamento ainda mais detalhado das atividades orçadas e planejadas, onde o usuário poderá efetuar a montagem da WBS (Work Breakdown Structure), definir a duração de cada tarefa e definir a rede de dependência entre elas. Partindo das ligações elaboradas na definição das tarefas, duração, e interdependência destas tarefas, serão emitidos os relatórios e análises tais como: diagrama de GANTT (cronograma físico), rede PERT-CPM, programação diária e mensal, caminho crítico, folgas, etc... os quais permitirão que seja avaliada a consistência do planejamento.

Definir os preços que serão utilizados para cada recurso necessário, os quais servirão à posterior montagem de orçamentos e compras o que proporcionará um acompanhamento e controle do orçamento elaborado, garantindo assim o cumprimento das metas definidas e consequentemente a viabilização do projeto.

Na montagem dos orçamentos adota-se o conceito de “orçamento operacional”, o que torna esta tarefa extremamente produtiva e de simples execução. Desta maneira o orçamento pode ser estruturado da mesma forma como o projeto é executado; podendo-se por exemplo, numa obra, orçar por pavimento, bloco, sub-obra ou até mesmo por apartamento, controlando e obtendo os custos no nível desejado. Permite também a utilização de composição padrão, tarefas, materiais, serviços e mão-de-obra que agilizam o processo de montagem da estrutura do projeto.

Partindo da quantificação dos recursos que foram definidos como necessários para a execução de cada tarefa e dos preços unitários cadastrados para cada insumo, serão impressos, de forma parametrizada o “orçamento” os cronogramas físicos/financeiros previstos para a execução do projeto e também relatórios de curvas ABC de serviços e de insumos. A combinação de formatos de relatório (em impressora ou vídeo) permite a visualização (sintética ou analítica) destas informações. Com a realização de apontamentos periódicos, possibilitará a emissão de uma série de relatórios de apoio à execução do projeto. Uma vez informadas as posições físicas de cada tarefa do projeto, o sistema fará a reprogramação de todo o projeto, a partir da rede PERT-CPM (rede de dependências ou estrutura do projeto).